Feedback-Kultur als Grundlage für wirtschaftlichen Erfolg

Feedback ist ein Werkzeug, das im Design Thinking eine wichtige Rolle spielt. Design Thinker haben dieses Element nicht neu erfunden, sondern setzen es nur konsequent ein: Im Design-Thinking-Prozess und insbesondere bei der Arbeit im Team sorgt Feedback dafür, dass das Team ständig sowohl fachliche als auch emotionale Entscheidungen und Entwicklungen hinterfragt, anpasst und ergänzt. Setzen Organisationen Feedback regelmäßig als Werkzeug ein, kann es zu einem Baustein für eine reflektierende, sich hinterfragende Unternehmenskultur werden. Das stellt die Grundlage für eine agile Unternehmensorganisation und damit für wirtschaftlichen Erfolg in der Zukunft dar.

Feedback – Versuch einer Definition

„Feedback“ ist ein Begriff, den jeder kennt und unter dem jeder etwas anderes versteht. Daher gilt es kurz und knapp zu klären, was ich hier unter „Feedback“ verstehe:

Beim Feedback geht es immer darum, dass ein einzelner oder ein Team vom Feedback der anderen profitiert. Dazu formuliert der Feedback-Geber seine Eindrücke, Erkenntnisse, Wünsche, Ideen und alles andere, was er für relevant hält. Das Feedback bringt dem Feedback-Nehmer im Normalfall eine neue Erkenntnis, Anregung, Zustimmung, Verstärkung. Es geht nie darum, etwas zu verhindern, sondern immer darum etwas zu ändern oder weiterzuentwickeln. Feedback führt immer irgendwo hin. Feedback blockiert nicht.

Daher befinden sich Feedback-Geber und -Nehmer immer auf Augenhöhe. Und derjenige, der das Feedback entgegennimmt, entscheidet selbst, was er mit den Eindrücken, Meinungen, Anregungen der anderen macht, was er für Schlussfolgerungen für sein Handeln, für sein Projekt daraus zieht. Deswegen muss sich der Feedback-Nehmer während des Feedbacks auch auf keinen Fall für etwas rechtfertigen oder sich gegen Meinungen oder Kritik wehren.

Trotzdem kann Feedback auch dazu führen, dass zum Beispiel eine neue Idee oder ein Projekt aufgegeben wird. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn durch das Feedback klar wird, dass die Idee wenig wirtschaftlichen Nutzen hat und keine Möglichkeiten zu Änderungen bestehen. Dann entscheidet der Feedback-Nehmer selbst, seine Idee aufzugeben. Das zeigt, dass konsequentes Feedback zu mehr Eigenverantwortung führt.

Darüber hinaus hilft Feedback zielgerichtet zu arbeiten, ermutigt und motiviert. Nicht zuletzt ist es eine hervorragende Möglichkeit zu lernen – fachlich und menschlich. Teams, die viel mit Feedback arbeiten, verbinden sich in der Regel in besonderer Weise mit ihrer Aufgabe, weil sie selbst entscheiden, ob und wie es weitergeht.

Auch konstruktive Kritik ist kein Feedback

Wenn die Vorgesetzte sagt, wie sie zum Beispiel die Präsentation für das nächste Meeting einschätzt und Änderungswünsche formuliert, ist das in dem hier definierten Sinn kein Feedback. Trotzdem kann diese Kritik der Vorgesetzten natürlich konstruktiv sein und die Präsentation verbessern. Der entscheidende Unterschied zum Feedback ist, dass man die gewünschten Änderungen umsetzt, egal ob man sie selbst für gut hält oder nicht. Es sind eben die Wünsche der Vorgesetzten.

Die Vorgesetzten-Rolle schließt aber ein Feedback nicht grundsätzlich aus. Es muss nur klar, sein dass es sich um ein Feedback handelt. Dann kann eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter mit den Eindrücken und den Meinungen des Chefs so umgehen, dass sie oder er selbst entscheidet, was zu verändern ist.

Feedback als Teil der Unternehmenskultur

Ich hoffe, es ist deutlich geworden, dass es mir nicht um Management-Methoden wie Feedback-Gespräche von Führungskräften mit ihren Mitarbeitern, 360-Grad-Feedback oder ähnliche Führungsinstrumente geht. Dabei steht die Optimierung von Verhalten und Wissen im Fokus, nicht die alltäglichen Änderungen in Projekten und Aufgaben. Zudem wird Feedback als Management-Methode nur selten und zu besonderen Anlässen zum Beispiel im Rahmen eines Mitarbeiter-Jahresgesprächs eingesetzt. Meist bleibt dann das Hierarchie-Gefälle erhalten und Feedback in dem von mir definierten Sinn ist gar nicht möglich. Oder es muss viel Aufwand investiert werden, um zum Beispiel Anonymität herzustellen. Aber auch dann stellt sich die Frage: Kann man aus anonymen Feedback lernen?

Mir geht es vielmehr um eine Feedback-Kultur im Berufsalltag. Ziel ist eine Unternehmenskultur, in der Feedback alltäglich ist, in der jede und jeder jeden Tag hinzulernen kann, weil die anderen sagen, was ihnen auffällt. Denn nur, wer es schafft ständige Reflexion in den Arbeitsalltag zu integrieren, hat die Chance die derzeitige Erneuerungsgeschwindigkeit mitzugehen: Etwas Neues ausprobieren kann derjenige am besten, der ständig bereit ist sich und sein Verhalten und sein Wissen zu hinterfragen und zu verändern. Und das bringt wirtschaftlichen Erfolg.

Erfolgreiche Teamarbeit mit Post its

Ein gutes Team fällt nicht vom Himmel. Ein gutes Team muss sich über gemeinsame Arbeit und Erfolge finden und sich ständig weiterentwickeln. Um das zu erreichen, gibt es zahlreiche Methoden und Werkzeuge. Eine Möglichkeit: Gedankenaustausch mit Klebezetteln (bekannt unter dem Markennamen „Post its“). Ich liebe diese kleinen selbstklebenden Papierchen, weil sie jedem Gedanken ausreichend Raum geben und damit jedem Team-Mitglied Geltung verschaffen. So tragen sie zu erfolgreicher Teamarbeit bei.

Zwei Phasen

Dabei gilt es ein paar Dinge zu beachten. Es sollte bei der Teamarbeit mit Post its auf jeden Fall immer zwei Phasen geben, die man mehrmals durchläuft:

Erste Phase

Jeder und jede denkt für sich nach und ist auf sich selbst fokussiert. Anschließend folgt der Gedanken- und Ideenaustausch im Team. Während der ersten Phase schreibt jeder für sich seine Gedanken und Ideen auf Post its. In der Regel reichen dafür zwei bis drei Minuten. Wenn es in diesen paar Minuten plötzlich ganz still im Raum wird, ist das ein gutes Zeichen.

Zweite Phase

Im zweiten Schritt klebt jeder seine Zettel an die Wand. Das kann eine Metaplan-Wand sein, das kann eine normale Bürowand sein, das kann einfach eine Tür sein. Wichtig ist nur: Die Post its fallen nicht von der Wand ab (immer vorher testen!!!), und es gibt so viel Platz, dass das ganze Team vor der Wand stehen und alle Post its sehen kann. In dieser Phase ist es sehr wichtig, dass jeder, der einen Zettel an die Wand klebt, dazu kurz etwas sagt. Jetzt soll diskutiert und kommentiert werden. Hier sollte der Coach unbedingt darauf achten, dass im Team keine Parallel-Gespräche stattfinden. Es darf nur ein Gespräch geben, an dem jedes Team-Mitglied teilnimmt. Um ein gutes Teamergebnis zu erreichen muss der Coach in der Austausch-Phase darauf achten, dass auch alle Zettel, die geschrieben worden sind, an die Wand kommen. Kein Gedanke auf einem Post it ist blöd, überflüssig oder hat sich schon erledigt. Hat jemand das Gefühl, dass seine oder ihre Zettel Inhalte wiederholen, kann das Team mit diesen Post its sofort Cluster bilden und so inhaltliche Schwerpunkte sichtbar machen. Denn wenn zwei oder mehr Menschen die gleichen Gedanken zu einem Thema aufschreiben, hat das auch eine Bedeutung. Diese Gedanken sind womöglich besonders wichtig oder einfach nur besonders naheliegend. Beide Erkenntnisse kann das Team in seine Arbeit einbeziehen. Durch dieses Vorstellen der Klebezettel kommt immer ein reger Gedankenaustausch im Team in Gang. Meist entstehen dann neue Ideen, auf die der einzelne vorher nicht gekommen ist. Damit das Team effizient weiter arbeiten kann, muss unbedingt jemand jede Idee, die im Gespräch entwickelt wird, auf ein Post it schreiben. Sonst beseht die Gefahr, dass sie verloren geht. Außerdem ist es oft auch nicht einfach eine gute Formulierung zu finden. Das Team ist auf diese Weise gezwungen die neue Idee zu konkretisieren und auf den Punkt zu bringen. Die Austausch-Phase ist für den Coach anspruchsvoll: Das Team soll seine eigenen Gedanken und Ideen entwickeln. Der Coach hält sich im Hintergrund. Aber er oder sie muss gleichzeitig sicherstellen, dass alle Team-Mitglieder zu Wort kommen. Manchmal neigen introvertierte Menschen dazu ihre Post its nur sehr leise und nebenbei vorzustellen. Das bedeutet aber nicht, dass ihre Gedanken unwichtig wären oder das Team nicht voran bringen würden. Aufgabe des Coaches ist es, auch diesen Menschen Raum zu verschaffen. Das kann zum Beispiel durch gezieltes Nachfragen erfolgen oder indem man den Gedanken wiederholt und als Frage in das Team gibt.

Zwei Phasen: erfolgreiche Teamarbeit

Werden beide Phase immer wieder konsequent durchlaufen, entsteht automatisch ein gutes Team. Jeder einzelne fühlt sich ernst genommen und gleichzeitig erlebt das Team: Gemeinsam kommen wir zu Ergebnissen, die jeder einzelne nicht erzielt hätte. Ermöglicht hat das: die Arbeit mit Post its. Einfach mal ausprobieren! Aber Achtung: Mit Post its zu arbeiten, ist kein Design Thinking. Es ist nur ein Werkzeug aus dem Methodenkoffer, den Design Thinker nutzen.

Design Writing: Methoden des Design Thinkings für kreatives Schreiben nutzen

Ich habe schon einige Menschen auf Reisen geschickt: Chris, Petra und besonders gerne auch Julia. Chris, Petra und Julia sind Personas – fiktive Menschen -, die ich für diverse Design-Thinking-Sessions mitkonstruiert habe. Diese fiktiven Menschen haben wir dann auf Kundenreisen (Customer Journey) geschickt, um zu sehen, wo diese Kunden gute oder schlechte Erlebnisse haben. Das Ziel ist natürlich, das Kundenerlebnis zu verbessern.

Letztlich erzählt man mit einer Customer Journey eine Geschichte, wie es einem Kunden im Laden, in der Bank, im Online-Shop ergeht, um Verbesserungen vornehmen zu können. Jedes Mal, wenn ich so eine Reise entwerfe, frage ich mich: Warum soll ich auf diese Weise nicht auch spannende fiktive Geschichten erzählen können? Zum Beispiel die Grundlage für einen Roman oder ein Drehbuch schaffen?

Die Challenge

Entwerft einen Creative Writing Workshop, der Elemente des Design Thinkings und vor allem Personas und Kundenreisen nutzt, um schnell und in der Gruppe eine Geschichte zu erzählen und zu schreiben.

Der Workshop

Ich habe schon länger über solch einen Workshop nachgedacht. So könnte es funktionieren:

Der Workshop dauert in meiner Vorstellung vier Tage: zwei Tage konstruiert das Workshop-Team die Geschichte, an den beiden anderen Tagen schreibt jeder individuell auf Grundlage der ersten beiden Tage seinen Roman, seine Kurzgeschichte, sein Drehbuch oder was auch immer. Wenn man sich zum Beispiel einen Roman vornimmt, wird man natürlich nach den vier Tagen kein fertiges Manuskript haben, aber ein Rohmanuskript wird machbar sein. Es werden vier sehr (arbeits)intensive Tage sein.

Um die Vielfalt der Möglichkeiten zu reduzieren und so die Zeitvorgaben einhalten zu können, muss man vorher ein Genre festlegen. Ich entscheide mich für eine Liebesgeschichte. So eine Geschichte lässt sich vermutlich im Team auch gut konstruieren, weil mit diesem Thema jeder Erfahrungen hat. Als Vorlage eignet sich die Geschichte von Romeo und Julia.

Die Teamarbeit

Während der ersten beiden Workshop-Tage konstruieren die Teilnehmerinnen und Teilnehmer gemeinsam eine neue, moderne, individuelle Romeo-und Julia-Geschichte. Es entsteht also noch kein Text. Sie beginnen damit die Figuren (Persona) zu erschaffen und lassen sie dann aufeinandertreffen. Dazu führen sie keine Interviews, machen keine Feldforschung wie im Design Thinking. Denn um einen belletristischen Text zu schreiben braucht man diese Art der Kundenorientierung nicht. Die Figuren erfindet das Team daher frei. Es ist nur klar: Sie brauchen einen Romeo, eine Julia, etc.. ich bin gespannt, ob das funktioniert: Autoren sind gewohnt alleine zu arbeiten, schreiben ist normalerweise eine einsame Arbeit. Mit diesem Workshop nicht mehr.

Das Team hat maximal sechs Mitglieder und erschafft nicht nur die Personen, sondern auch die Orte und die Handlung. In jedem Arbeitsschritt müssen sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer einigen: Wie heißt unsere Julia? Wie alt ist sie? Wo wohnt sie? In der Großstadt? In Italien, Deuschland? Ein kreativer Kraftakt in der Gruppe, der eine starke Dynamik freisetzt und Offenheit und Spaß am Austausch voraussetzt. Ideen ergänzen sich und bauen aufeinander auf.  Jede Idee gehört allen Gruppenmitgliedern. Es werden keine Computer eingesetzt, sondern Klebezettel (Post its), die in an die Wände geheftet und dort strukturiert, umhängt und neu sortiert werden.

Um das alles in zwei Tagen zu schaffen, muss es Vorlagen (Templates) geben, in die das Team während des Workshops hineinarbeitet. Ein Template für Julia (Alter, Haarfarbe, Charakter, Eltern, etc.), ein Template für den Ort (Stadt, Wohnung, Garten, Öffentlicher Park, etc.) und ein Template für die Handlung (dieses Template gibt die klassischen Fünf-Akte-Struktur vor). Und natürlich noch einige andere Templates.

Für jeden Arbeitsschritt werden strenge Zeitfenster gesetzt (Timeboxing), im Zweifel wird auf Perfektion verzichtet. Das ist beim Design Thinking selbstverständlich, aber auch das wird für Autoren ungewöhnlich sein. Am Ende der beiden Workshoptage steht der Ablauf der Geschichte an den Wänden. Alle Templates sind mit Klebezetteln (oder anderen Materialien) befüllt. Zum Schluss erhält jede Teilnehmerin, jeder Teilnehmer ein Fotoprotokoll. Darin steht die neu Romeo-und-Julia-Geschichte.

Die individuelle Arbeit

An den beiden folgenden Tagen (Tag 3 und Tag 4) beginnt die individuelle Schreibarbeit. Jeder hat nun alleine Zeit die konstruierte Geschichte zu niederzuschreiben (mit Computer :-))). Es ist nun eine einsame  Entscheidung: Wird es eine Novelle, ein Roman, ein Drehbuch? Erzählt jemand aus Julias oder Romeos Perspektive? Und natürlich bleibt es jedem Teilnhemer unbenommen, die in den vergangen Tagen erarbeitete Geschichte nochmal zu verändern. Unterbrochen wird die individuelle Schreibarbeit durch die Möglichkeit den schon geschriebenen Text vorzutragen und konstruktives Feedback von der Gruppe zu bekommen.

Wer hat Lust an so einem Workshop miotzuarbeiten? Als Vorbereiter oder als Teilnehmer? Mir sind alle willkommen. Vielleicht finden sich genug Leute für so ein Experiment. Ich freue mich auf jeden Fall über jedes Feedback. Auch hier im Blog.

Und eine Namen für die Methode habe ich auch schon: Design Writing. Und das allerbeste: Design Writing eignet sich für jeden. Man muss nur Lust auf Teamarbeit und Kreativität haben. Es sind nicht nur interessierte Autoren gesucht.