Erfolgreiche Teamarbeit mit Post its

Ein gutes Team fällt nicht vom Himmel. Ein gutes Team muss sich über gemeinsame Arbeit und Erfolge finden und sich ständig weiterentwickeln. Um das zu erreichen, gibt es zahlreiche Methoden und Werkzeuge. Eine Möglichkeit: Gedankenaustausch mit Klebezetteln (bekannt unter dem Markennamen „Post its“). Ich liebe diese kleinen selbstklebenden Papierchen, weil sie jedem Gedanken ausreichend Raum geben und damit jedem Team-Mitglied Geltung verschaffen. So tragen sie zu erfolgreicher Teamarbeit bei.

Zwei Phasen

Dabei gilt es ein paar Dinge zu beachten. Es sollte bei der Teamarbeit mit Post its auf jeden Fall immer zwei Phasen geben, die man mehrmals durchläuft:

Erste Phase

Jeder und jede denkt für sich nach und ist auf sich selbst fokussiert. Anschließend folgt der Gedanken- und Ideenaustausch im Team. Während der ersten Phase schreibt jeder für sich seine Gedanken und Ideen auf Post its. In der Regel reichen dafür zwei bis drei Minuten. Wenn es in diesen paar Minuten plötzlich ganz still im Raum wird, ist das ein gutes Zeichen.

Zweite Phase

Im zweiten Schritt klebt jeder seine Zettel an die Wand. Das kann eine Metaplan-Wand sein, das kann eine normale Bürowand sein, das kann einfach eine Tür sein. Wichtig ist nur: Die Post its fallen nicht von der Wand ab (immer vorher testen!!!), und es gibt so viel Platz, dass das ganze Team vor der Wand stehen und alle Post its sehen kann. In dieser Phase ist es sehr wichtig, dass jeder, der einen Zettel an die Wand klebt, dazu kurz etwas sagt. Jetzt soll diskutiert und kommentiert werden. Hier sollte der Coach unbedingt darauf achten, dass im Team keine Parallel-Gespräche stattfinden. Es darf nur ein Gespräch geben, an dem jedes Team-Mitglied teilnimmt. Um ein gutes Teamergebnis zu erreichen muss der Coach in der Austausch-Phase darauf achten, dass auch alle Zettel, die geschrieben worden sind, an die Wand kommen. Kein Gedanke auf einem Post it ist blöd, überflüssig oder hat sich schon erledigt. Hat jemand das Gefühl, dass seine oder ihre Zettel Inhalte wiederholen, kann das Team mit diesen Post its sofort Cluster bilden und so inhaltliche Schwerpunkte sichtbar machen. Denn wenn zwei oder mehr Menschen die gleichen Gedanken zu einem Thema aufschreiben, hat das auch eine Bedeutung. Diese Gedanken sind womöglich besonders wichtig oder einfach nur besonders naheliegend. Beide Erkenntnisse kann das Team in seine Arbeit einbeziehen. Durch dieses Vorstellen der Klebezettel kommt immer ein reger Gedankenaustausch im Team in Gang. Meist entstehen dann neue Ideen, auf die der einzelne vorher nicht gekommen ist. Damit das Team effizient weiter arbeiten kann, muss unbedingt jemand jede Idee, die im Gespräch entwickelt wird, auf ein Post it schreiben. Sonst beseht die Gefahr, dass sie verloren geht. Außerdem ist es oft auch nicht einfach eine gute Formulierung zu finden. Das Team ist auf diese Weise gezwungen die neue Idee zu konkretisieren und auf den Punkt zu bringen. Die Austausch-Phase ist für den Coach anspruchsvoll: Das Team soll seine eigenen Gedanken und Ideen entwickeln. Der Coach hält sich im Hintergrund. Aber er oder sie muss gleichzeitig sicherstellen, dass alle Team-Mitglieder zu Wort kommen. Manchmal neigen introvertierte Menschen dazu ihre Post its nur sehr leise und nebenbei vorzustellen. Das bedeutet aber nicht, dass ihre Gedanken unwichtig wären oder das Team nicht voran bringen würden. Aufgabe des Coaches ist es, auch diesen Menschen Raum zu verschaffen. Das kann zum Beispiel durch gezieltes Nachfragen erfolgen oder indem man den Gedanken wiederholt und als Frage in das Team gibt.

Zwei Phasen: erfolgreiche Teamarbeit

Werden beide Phase immer wieder konsequent durchlaufen, entsteht automatisch ein gutes Team. Jeder einzelne fühlt sich ernst genommen und gleichzeitig erlebt das Team: Gemeinsam kommen wir zu Ergebnissen, die jeder einzelne nicht erzielt hätte. Ermöglicht hat das: die Arbeit mit Post its. Einfach mal ausprobieren! Aber Achtung: Mit Post its zu arbeiten, ist kein Design Thinking. Es ist nur ein Werkzeug aus dem Methodenkoffer, den Design Thinker nutzen.

Wunderbar kreativ: Informationen auf Post its austauschen

Wenn ich auf einem Fest oder in der Kneipe erzähle, dass ich mich für Design Thiniking begeistere, ernte ich manchmal ein verstehendes Kopfnicken: „Ja, das kenne ich, das ist das mit den Post its, diesen bunten Klebezetteln“. Dann gebe ich dem Gegenüber natürlich recht, habe aber Bauchschmerzen dabei: Im Design Thinking arbeiten wir viel mit Klebezetteln oder Haftnotizen – wie einige sagen. Aber Design Thinking ist viel mehr als bunte Zettel an Wände zu kleben. Ich wage die These: Design Thinking ist auch ganz ohne Klebezettel möglich. Trotzdem sind die bunten Zettel zum Symbol für Design Thinking geworden. Daher lohnt sich die Frage, was man mit dieser Methode erreichen kann? Warum arbeiten Design Thinker so gerne damit?

Klebezettel als Informationsträger

Jeder Zettel kann Träger von Information sein: Vermittelt durch Schrift oder Zeichnungen. Dabei ist die Methode so einfach, dass niemand davon ausgeschlossen ist. Es gilt nur einige wenige Grundregeln zu beachten. Ziel der Arbeit mit Klebezetteln ist es, Informationen im Team auszutauschen. Daher gilt als allererstes: Die Zettel müssen für alle gut lesbar sein.

Großbuchstaben schreiben

Wenn man mit Klebezetteln seine Gedanken strukturiert, arbeitet man in der Regel im Stehen vor einer Wand oder einem Flipchart. Dabei steht das Team rund einen Meter von der Wand entfernt. Von dieser Entfernung aus müssen alle Inhalte lesbar sein. Auch für die spätere Dokumentation – üblicherweise als Fotoprotokoll – ist gute Lesbarkeit von Vorteil. Daher gilt:

  • Schreibt in Großbuchstaben

Gedanken auseinanderhalten

Es bedarf einiger Übung, um das richtige Maß an Information auf den Klebezettel zu schreiben. Sehr wichtig ist: Schreibt nur einen Gedanken auf einen Zettel. Ein großer Vorteil der Klebezettel ist, dass man sie umhängen und clustern oder auch einfach wieder wegschmeißen kann. Wenn nun zwei oder drei Gedanken auf einem Zettel stehen, die zu unterschiedlichen Clustern gehören oder von denen einer nicht relevant ist, müsste man den Zettel theoretisch zerschneiden und mit den Teilen weiterarbeiten. Das funktioniert nicht. Daher gilt:

  • Ein Zettel – ein Gedanke

Fokussieren

Die Zettel fordern darüber hinaus, dass Design Thinker (und alle anderen) sich  auf das Wesentlich konzentrieren. Kommt auf den Punkt, gebt dem Team nicht zu wenig, aber auch nicht zu viel Informationen.

Ein Zettel mit der Information „Flüchtlinge“ ist wertlos, weil der Begriff ohne erläuternde Ergänzung viel zu ungenau ist und auch später in einem Protokoll niemand versteht, worum es genau geht.

“Unterstützung von Flüchtlingen ist in den Städten viel weiter verbreitet als auf dem Land“ ist zwar eine sehr genaue Information, schießt aber über das Ziel hinaus: Bei der Arbeit mit Klebezetteln geht es darum Ideen sichtbar zu machen, Zusammenhängen und Strukturen zu finden. Dabei ist zu viel Information hinderlich.

„Unterstützung von Flüchtlingen“ ist genau richtig, weil es auf den entscheidenden Punkt fokussiert. Mit dieser Innformation kann das Team weiterarbeiten.

Daher gilt eine weitere Regel beim Schreiben von Klebezetteln:

  • Fokussiert Euch auf das Wesentliche

Zeichnen statt Schreiben

Die hohe Kunst der Klebezettel-Information ist die Visualisierung. Erfahrungsgemäß erhalten Zettel, auf denen neben Schrift auch Zeichnungen zu finden sind, im Team die größte Aufmerksamkeit. Sie fallen am besten ins Auge, die Information ist gut zu erfassen und weiterzuverarbeiten. Dabei kann man mit einer Zeichnung die Information der Schrift doppeln (dann kann man unter Umständen auch die die schriftliche Information ganz weglassen) oder man nutzt die Visualisierung, um bestimmte Aspekte zu betonen. Man könnte zum Beispiel eine Mann, eine Frau und Kind zeichnen, um zu betonen, dass es bei der Unterstützung von Flüchtlingen vor allem um Familien geht. Oder man kann mit einer Zeichnung Emotionen ergänzen, die die Information lebendiger machen. So kann man zum Beispiel einen trauriger Smily zeichnen, um das Leid der Flüchtlinge zu unterstreichen.

Es kommt bei jeder Zeichnung nur auf den Informationsgehalt an. Ob die Zeichnung künstlerisch gelungen ist oder die Realität genau abbildet, spielt keine Rolle. Hauptsache das Team versteht, was gemeint ist. Ich kann es aus eigener Erfahrung sagen: Auch wenn Ihr glaubt, dass Ihr nicht zeichnen könnt, macht es einfach. Es funktioniert. Daher:

  • Visualisiert Informationen

Klebezettel ermöglichen kreatives Denken

Bisher habe ich mich nur mit den Möglichkeiten beschäftig, die Design Thinker nutzen, um Informationen auf die Klebezettel zu schreiben und zu zeichnen. Aber es wird schon jetzt deutlich, was die Zettel so attraktiv macht: Einfache Informationsvermittlung, die jeder schnell beherrscht, kombiniert mit der Möglichkeit die Informationen jederzeit neu zu strukturieren. Das ermöglicht kreatives Denken.

Formate, Farben und Struktur

Über die geschilderten Möglichkeiten hinaus bieten auch die Formate und Farben und die jeweilige Anordnung der Zettel Möglichkeiten Informationen zu vermitteln. Diesem Aspekt werde ich mich in einem zweiten Artikel widmen.